Combien de temps une PME perd-elle à relancer ses factures ?

Un coût invisible parce qu'il est fractionné

Relancer une facture ne prend jamais longtemps. Cinq minutes pour vérifier l'échéance dans le logiciel de facturation, cinq pour retrouver le bon interlocuteur, dix pour écrire un message poli mais ferme, quelques jours plus tard autant pour vérifier si le paiement est arrivé. Le problème n'est pas la durée d'une relance, c'est leur nombre et leur dispersion : elles s'intercalent entre deux rendez-vous, le soir, le vendredi. Dans une entreprise de dix personnes, c'est presque toujours le dirigeant ou la personne en charge de l'administratif qui s'en occupe.

Comment mesurer le vôtre en une semaine

Trois gestes suffisent pour sortir de l'impression et obtenir un chiffre.

1. Listez les factures échues non payées à ce jour et le nombre de relances déjà faites pour chacune. Votre logiciel de facturation le donne en quelques clics.

2. Pendant une semaine, notez chaque action de relance avec sa durée réelle, préparation et vérification comprises. Un simple carnet suffit.

3. Multipliez par le nombre de semaines facturées dans l'année, et valorisez au coût horaire de la personne qui s'en charge. Ajoutez les pertes de trésorerie liées aux retards, si vous les connaissez.

Le résultat surprend presque toujours : ce ne sont pas les heures qui frappent, c'est leur répartition sur les personnes les mieux payées de l'entreprise, à des moments où elles devraient faire autre chose.

Ce que l'automatisation change, et ce qu'elle ne change pas

Une automatisation de la relance lit chaque matin les échéances dans votre logiciel, prépare les messages adaptés à l'ancienneté du retard et à l'historique du client, puis vous les présente pour validation. Vous relisez, vous ajustez un ton, vous retirez le client avec qui vous avez parlé la veille, et vous validez. L'envoi, le suivi et la trace de chaque action sont faits pour vous.

Ce que cela ne change pas : la décision. Aucune relance ne part sans votre accord, et le client difficile reste un sujet de conversation humaine. C'est ce qui rend l'automatisation acceptable pour vos clients, et conforme au cadre européen qui exige une supervision humaine sur les actions qui comptent.

Chez nous, en chiffres

Agilitia utilise ses propres automatisations. Le compteur « Usage et productivité » affiché sur notre page d'accueil mesure, mois après mois, les heures rendues à l'équipe et le nombre de tâches exécutées sous validation humaine, pour un coût de quelques dizaines de centimes par heure gagnée. La relance de factures y contribue chaque semaine. Nous publierons les mesures de nos clients dès qu'ils nous y autoriseront.